Que vous partiez pour de longues vacances ou une courte escapade, il est bon de faire savoir aux gens que vous serez loin de votre courrier électronique. De cette façon, ils n'attendront pas et se demanderont pourquoi ils ne reçoivent pas de réponse de votre part.
Vous pouvez facilement configurer un message d'absence du bureau ou une réponse automatique similaire dans l'application Mail. Ce tutoriel vous montre comment le faire sur votre Mac et vous offre une option pour votre iPhone et iPad.
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Comment configurer une absence du bureau dans Apple Mail sur Mac
Pour commencer avec votre réponse automatique sur Mac, vous allez mettre en place une règle. Alors, ouvrez l'application Mail et suivez ces étapes.
- Cliquez sur Courrier > Préférences dans la barre de menus.
- Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les règles
- Cliquez sur Ajouter une règle .
Ensuite, vous compléterez les informations pour votre réponse dans la zone Règles.
- Entrez une description pour la règle, qui est essentiellement le nom. Nous utiliserons "Réponse d'absence du bureau".
- Dans la liste déroulante Si, sélectionnez Tout .
- En dessous, choisissez Chaque message dans la liste déroulante De . Cela signifie que chaque e-mail entrant recevra la réponse automatique.
- Sous Effectuer les actions suivantes, sélectionnez Répondre au message dans la liste déroulante.
- Cliquez sur le bouton de texte du message Répondre à droite.
- Entrez le texte de réponse automatique que vous souhaitez dans la boîte qui s'ouvre.
- Cliquez sur OK, puis dans la zone Règles, cliquez sur OK .
Vous recevrez alors une invite vous demandant si vous souhaitez appliquer cette règle aux messages sélectionnés dans votre boîte de réception. Cliquez sur Ne pas appliquer car vous ne souhaitez utiliser la réponse automatique qu'une fois que vous êtes absent et non pour les e-mails actuellement sélectionnés.
Lorsque vous êtes prêt à partir et que vous souhaitez commencer à utiliser votre message d'absence, revenez simplement aux règles de messagerie et cochez la case à côté de la règle que vous avez créée. Et rappelez-vous, lorsque vous revenez de votre voyage, revenez simplement dans cette même section et décochez la case à côté de votre règle.
Comment configurer une absence du bureau dans Apple Mail sur iOS
Bien qu'il soit facile de créer une réponse automatique dans l'application Mail sur iOS, cela ne fonctionnera qu'avec certains types de comptes de messagerie. Donc, si vous avez un Mac et que vous pouvez le faire là-bas, c'est la méthode préférée car vous pouvez l'appliquer à tous vos comptes de messagerie.
Ouvrez les paramètres sur votre appareil, puis procédez comme suit pour créer une réponse automatique.
- Sur l'écran principal Paramètres, sélectionnez Mots de passe et comptes .
- Sous Comptes, appuyez sur le compte de messagerie pour lequel vous souhaitez définir la réponse automatique.
- Vers le bas, appuyez sur Réponse automatique .
- Déplacez le curseur pour activer la réponse automatique .
- Si vous souhaitez que la réponse automatique s'arrête à une certaine date et heure, appuyez sur Date de fin et entrez-la.
- Sous Message d'absence, saisissez le texte de votre réponse.
- Vous pouvez également activer le message externe externe . Cela vous permet de créer un message différent pour vos contacts si vous le souhaitez.
- Appuyez sur Enregistrer en haut.
Notes sur votre réponse automatique sur iOS
- Gardez à l'esprit qu'une fois que vous avez entré les informations ci-dessus et appuyez sur Enregistrer, votre réponse automatique commencera. Donc, si vous n'êtes pas encore tout à fait prêt à quitter le bureau, vous devez attendre.
- Comme mentionné, vous ne verrez pas l'option Réponse automatique pour tous les types de comptes de messagerie. Par exemple, si vous avez un compte Gmail ou Outlook configuré dans Mail, cette fonctionnalité n'est pas disponible. Mais, si vous avez un compte Exchange, vous devriez voir l'option.
- Si vous ne définissez pas de date de fin pour votre réponse automatique comme expliqué à l'étape 5 ci-dessus, n'oubliez pas de revenir à vos paramètres et de désactiver la réponse à votre retour.
Ne laissez pas vos destinataires attendre et se demander
La mise en place d'une absence du bureau pour les e-mails professionnels ou la réponse automatique pour les messages personnels est un moyen pratique de laisser vos personnes importantes qui savent que vous êtes absent.
Envisagez-vous de configurer une absence du bureau dans Apple Mail? Faites-nous savoir si vous le faites et trouvez la fonctionnalité utile!
